Privacybeleid

Beleidsplan privacy

Inleiding

Met dank aan de Europese Unie is vanaf mei 2018 nieuwe privacywetgeving van kracht. Deze geldt ook voor organisaties als de onze. Dit betekent dat er een aantal zaken moet zijn geregeld:
– Opstellen van dit beleidsplan
– Publiceren van dit plan op de website
– Bespreken van het plan in de groepsraad

Dit beleidsplan bevat een verwijzing naar het privacy-beleid van Scouting Nederland. Voor onze groep wordt een toelichting gegeven op de verschillende gegevensbronnen met privacygevoelige informatie en hoe we daar mee omgaan.

Scouting Nederland

Voor de verwerking van persoonsgegevens door Scouting Nederland gelden de voorwaarden die te vinden zijn op https://www.scouting.nl/privacy

Jan van Hoof

Scouting Jan van Hoof-groep Gouda bestaat uit een stichting en een groepsvereniging. Bij de Kamer van Koophandel staan deze geregistreerd als:
– Scouting Jan van Hoof-groep; en
– Stichting Scouting Jan van Hoof-groep.
De toelichting in dit document heeft betrekking op zowel stichting als groepsvereniging.

Inschrijfformulier

Inschrijven van een lid gaat met een inschrijfformulier. Dit inschrijfformulier bevat NAW1
-gegevens van het lid en van de ouders/verzorgers. Deze gegevens worden ingevoerd in het systeem van Scouting Nederland (SOL).
Het formulier wordt bewaard in de administratie tot het moment van uitschrijving.

1
Naam-adres-woonplaats. Naast deze gegevens worden ook geboortedatum, geslacht, gegevens van de zorgverzekering, medische gegevens en e-mailadres en telefoonnummer geregistreerd.

Uitschrijfformulier

Uitschrijven van een lid gaat met een uitschrijfformulier. Dit uitschrijfformulier bevat NAW-gegevens van het lid. Naast NAW-gegevens wordt ook gevraagd om reden van uitschrijving. Het formulier wordt vernietigd zodra de uitschrijving uit het systeem van Scouting Nederland is uitgevoerd.

Formulieren voor kamp

Voorafgaand aan de (zomer)kampen wordt een inschrijfformulier uitgedeeld. Hierin staan NAW-gegevens en medische informatie, bestemd voor de groepsleiding. Deze informatie wordt bewaard tot na het kamp. Hierna wordt de informatie vernietigd.

Persoonsgegevens

De ledenlijst met NAW-gegevens wordt een aantal maal per jaar verspreid onder de bestuursleden. Deze lijst wordt gebruikt voor:
– het verzamelen van e-mailadressen bij gerichte mailings;
– opzoeken van telefoonnummers voor het uitvoeren van bestuurstaken.

De secretaris beschikt over een lijst met e-mailadressen om de notulen van de groepsraad aan te versturen.
Gegevens die worden gebruikt door de secretaris worden bewaard op een privé-computer.

 

Financiële Administratie

In de financiële administratie wordt gebruik gemaakt van de persoonsgegevens zoals vastgelegd in de ledenadministratie (Scouts Online). Daarnaast wordt gebruik gemaakt van de bankrekeningnummers van leden of hun wettelijk vertegenwoordigers ten behoeve van de contributie-inning.

Binnen de groep en stichting hebben de volgende personen toegang tot deze informatie: penningmeesters van groep en stichting, speltak penningmeesters (tevens leiding) alleen voor hun speltak, leden die door de groepsraad of stichtingsbestuur zijn belast met de controle van de financiën (kascommissie).

De administratie wordt gevoerd met behulp van boekhoudsoftware. De hosting gebeurt door een professioneel IT bedrijf. Toegang tot de administratie-software of de website van de bank is beveiligd met gebruikersnamen en paswoorden.

E-mailgroepen

Voor het versturen van e-mail aan specifieke groepen worden e-mail aliassen gebruikt. Door de geadresseerde wordt vooraf toestemming gegeven voor opname in deze lijst. Voorbeelden van e-mail aliassen zijn die voor bestuur en voor speltakken.

Beeldmateriaal

Er word beeldmateriaal gebruikt voor sociale media als facebook, voor op de website, en voor gedrukt materiaal als Scouting Magazine en folders. Op het inschrijfformulier wordt gevraagd om toestemming voor het gebruik van dit materiaal. Bestaande leden is gevraagd om toestemming 2 voor het gebruik van beeldmateriaal. Het toestemmingsformulier wordt bewaard bij het inschrijfformulier.

2
Een voorbeeld van het formulier is als bijlage bij dit document gevoegd.

 

Communicatie over het privacybeleid

Dit plan wordt gepubliceerd op de website van de Jan van Hoof. Bij ingaan van dit plan wordt het toegelicht in de groepsraad.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Waar kan ik terecht met een vraag of klacht?

Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door Scouting kun je terecht bij de secretaris van onze groep via contact@janvanhoof.nl